EURA 2014

EURA 2014 to elektroniczna baza danych, w której przechowywane są wszystkie dokumenty związane z projektami finansowanymi przez UE, co stanowi całkowite odejście od używania papieru. Wszystkie dokumenty są podpisywane elektronicznie najpierw przez wnioskodawców, gdy wnioskują oni o fundusze, a następnie przez władze, gdy podejmują one decyzję o przyznaniu funduszy. Płatności odbywają się drogą elektroniczną, a dokumenty są archiwizowane elektronicznie.

EURA 2014 umożliwia zarządzanie całym cyklem finansowania w systemie, które obejmuje następujące kroki:

1. wnioskodawca korzysta z systemu komputerowego w celu złożenia wniosku o finansowanie zawierającego szczegółowe informacje na temat projektu, kwoty i zamierzonego wykorzystania finansowania, którego dotyczy wniosek;
2. odpowiedzialna instytucja zarządzająca (IZ) lub instytucja pośrednicząca (IP) ocenia wniosek i podejmuje decyzję w sprawie finansowania;
3. w przypadku pozytywnych decyzji w sprawie finansowania beneficjent wypełnia wniosek o płatność, który jest ponownie oceniany w systemie przez IZ lub IP;
4. instytucja certyfikująca (IC) składa wniosek o płatność do Komisji Europejskiej w celu otrzymania niezbędnych funduszy, z wykorzystaniem informacji przechowywanych w systemie EURA 2014.

EURA zapewnia instytucjom listy kontrolne, w tym ogólne kryteria wyboru. List tych używa się do celów oceny wniosków. Wśród kilku czynników, które weryfikuje się na listach kontrolnych, znajduje się możliwość podwójnego finansowania, a także sytuacja finansowa wnioskodawcy. Ma to na celu wykluczenie wniosków od spółek lub osób fizycznych w stanie upadłości lub od spółek w likwidacji. W obecnej wersji systemu nie ma automatycznych kontroli i alarmów dotyczących przesłanych dokumentów lub powiązanych baz danych. Możliwe, że rozwiązanie to zostanie wdrożone w wersji z 2021 r.

EURA 2014 jest również powiązana z bazą danych organu podatkowego, co umożliwia organom odpowiedzialnym za fundusze ESI sprawdzenie, czy wnioskodawcy należycie płacą podatki. Tym samym, dzięki zapewnieniu stosownym organom dostępu do niezbędnych informacji z wykorzystaniem kompleksowego systemu zmniejszyło się ich obciążenie administracyjne.

Jeśli IP postanowi przeprowadzić wizytę na miejscu w celu zapewnienia poprawności wszystkich informacji dostarczonych przez beneficjenta finansowania, IP korzysta w ramach przygotowania do tej wizyty z informacji przechowywanych w systemie. Dodatkowo instytucja audytowa (IA) korzysta z informacji cyfrowych i przechowuje dokumenty istotne dla kontroli.

Jeśli w wyniku regularnej kontroli, wizyty na miejscu lub audytu pojawia się jakiekolwiek ustalenie, dokumentuje się je w systemie, jak również podejmuje decyzję korygującą. Jeśli trzeba zmienić lub zaktualizować dostarczone informacje, IP dokonuje niezbędnych zmian w systemie.

Ustalenia dotyczą projektów, które już finansowano. Jeśli występuje podejrzenie dotyczące:

• wydatków generowanych przez projekt,
• dokumentów lub informacji dostarczonych przez beneficjenta,

właściwa instytucja zapisuje ustalenie w EURA. Instytucje mogą również sprawdzić, czy istnieją ustalenia dotyczące wnioskodawcy w odniesieniu do wcześniej finansowanych projektów.

Istnieją różne rodzaje dostępu do korzystania z systemu. Zaangażowane instytucje (IZ, IP, IC, IA) mają dostęp do wszystkich przechowywanych danych i mogą sprawdzać wnioski lub projekty w dowolnym momencie. Wnioskodawcy i beneficjenci logują się do platformy i widzą tylko informacje, które sami wprowadzili.

W systemie istnieją również różne role użytkowników, a instytucje mają szczególne prawa zgodne z ich funkcjami. Mogą zarządzać informacjami i zmieniać je tylko w swoim obszarze kontroli. Zapewnia to rozdział funkcji.

Wdrożenie tej platformy zajęło około 2 lat. Specyfikacje dotyczące treści zostały określone przez Ministerstwo Gospodarki i Pracy w ścisłej współpracy z IZ, IP, IA i IC. Opracowanie infrastruktury informatycznej zlecono na zewnątrz, ponieważ ministerstwo nie zatrudnia żadnego personelu technicznego do tego celu. Pierwszy wniosek w systemie złożono w maju 2014 r., pierwszą decyzję w sprawie finansowania podjęto w listopadzie 2014 r., a pierwszej płatności dokonano w maju 2015 r.

Grupa sterująca złożona z przedstawicieli ministerstwa, IZ, IP, IA i IC zapewnia stałe usprawnianie systemu.

Wdrożenie kosztowało około 30 mln euro, którą to kwotę wykorzystano głównie na rzecz dostawcy usług informatycznych. Projekt ten został sfinansowany w połowie z funduszy unijnych, a w połowie z funduszy krajowych. Koszty utrzymania EURA wynoszą około 0,5 mln euro rocznie.